35.Вопрос: Сотрудник предоставил только ж/д билеты, автобусные билеты, но командировочного удостоверения нет. Как быть в данной ситуации?
Ответ: Да, если в вашей компании отсутствуют командировочные удостоверения, то есть риск, что на выездной проверке ревизоры из ПФР и ФСС РФ приравняют командировочные расходы к зарплате и начислят на них страховые взносы. Поступить так им позволяет новое разъяснение Минтруда России (Письмо от 07.10.2013 №17-4/1647). В этом Письме рассмотрена следующая ситуация. Работник организации вернулся из командировки, составил авансовый отчет и приложил к нему все документы, необходимые для подтверждения расходов: билеты, счета из гостиницы и т.п. Кроме того, составил отчет о командировке. Единственный документ, которого не было, — это командировочное удостоверение. Несмотря на отсутствие этого документа, руководитель приказал возместить сотруднику командировочные расходы. Организацию интересовал вопрос: освобождаются ли от страховых взносов командировочные расходы, не подтвержденные удостоверением с отметками принимающей стороны? Минтруд России дал отрицательный ответ. Чиновники выстроили свои рассуждения так. Объектом для взносов являются выплаты работникам в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее — Закон N 212-ФЗ). Из данных выплат в базу по взносам не входят только те, что перечислены в ст. 9 Закона N 212-ФЗ. В этом списке поименованы документально подтвержденные командировочные расходы. Правила документального оформления командировки закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Из него следует, что срок пребывания в служебной поездке подтверждает командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, которое работник после возвращения должен вместе с другими документами приложить к авансовому отчету (п. п. 7, 15, 26 Положения N 749). По мнению Минтруда, из этих норм прямо следует, что авансовый отчет, к которому не приложено удостоверение, составлен с нарушением законодательства РФ. Выплаты, произведенные на основании этого документа, нельзя считать возмещением командировочных расходов. И поэтому они облагаются взносами в общем порядке. На наш взгляд, с таким подходом можно поспорить. Приведем наши доводы. Во-первых, в ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ говорится, что от взносов освобождены фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд в командировку и обратно, до аэропорта или на вокзал, на наем жилья, связь и прочие. Мы считаем, что в этой норме имеются в виду первичные документы, из которых видны суммы, потраченные работником в поездке: билеты, чеки, накладные, счета гостиниц. А командировочное удостоверение — это кадровый документ, который позволяет определить количество дней поездки и лишь косвенно подтверждает произведенные расходы. Во-вторых, отсутствие удостоверения не отменяет того факта, что работник был в командировке и там понес расходы на жилье и проезд по распоряжению работодателя, а не по своей воле. В Законе N 212-ФЗ нет закрытого перечня документов, дающих компании право не перечислять взносы с тех или иных льготных выплат. Поэтому компания вправе подтвердить продолжительность поездки, ее деловую цель и местонахождение принимающей стороны любыми документами. Для этого вполне достаточно приказа о направлении в командировку, отчета работника о поездке, билетов, счетов и квитанций. В-третьих, есть случаи, когда работодатель вправе отправить сотрудника в поездку и без командировочного удостоверения. Это, к примеру, командировка за рубеж (п. 15 Положения N 749). То есть Положение N 749 допускает, что удостоверение — не единственный документ, которым можно подтвердить срок пребывания в командировке. Если в случае с зарубежными командировками дату выезда и приезда можно определить по загранпаспорту, то почему в случае с поездками по России это нельзя сделать по приказу руководителя, проездным документам и квитанциям на жилье?
Если у компании по каким-то служебным поездкам работников отсутствуют командировочные удостоверения и при этом нет желания спорить с ревизорами, можно попробовать восстановить документы. Например, договориться с контрагентом, к которому ездили работники, что организация пришлет ему удостоверения по почте, курьером или с другим сотрудником. Возможно, контрагент пойдет навстречу и проставит отметки о дате приезда и убытия из командировки. Если получить отметки принимающей стороны не удастся, остается один вариант — распечатать удостоверения и заполнить в них свою часть. Минтруд России признает, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, в частности:
- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку; — служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении; — проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; — счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования. Такие разъяснения даны специалистами Минтруда России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291. Заметим, что Минфин России уже давно не видит преграды для списания командировочных расходов в налоговом учете при отсутствии в командировочном удостоверении отметок о прибытии и выбытии. Финансистам в этом случае достаточно наличия приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание и прочих документов (Письма от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, от 14.09.2009 N 03-03-05/169).